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Vereinigte Staaten von Amerika

Aufbewahrungsdauer

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Gemeinde Flein
…auf der Sonnenseite Württembergs

Fahrtenbuch für steuerliche Zwecke führen

Sie nutzen ein Fahrzeug im Rahmen Ihrer

  • gewerblichen,
  • selbständigen oder
  • land- und forstwirtschaftlichen Tätigkeit?

Dann sind die auf die betrieblichen Fahrten entfallenden Kosten Betriebsausgaben.

Um diese dem Finanzamt gegenüber nachweisen zu können, müssen Sie die Kosten für betriebliche Fahrten von den Kosten für private Fahrten trennen können.

Dafür können Sie

  • ein Fahrtenbuch führen,
  • die Privatnutzung des Fahrzeugs nach Pauschsätzen berechnen oder
  • den Umfang der privaten Nutzung schätzen, wenn Sie das Fahrzeug im betrieblichen Bereich nutzen, aber die Voraussetzungen für eine Berechnung nach Pauschsätzen nicht vorliegen.

Hinweis: Die Kosten für Privatfahrten dürfen Sie nicht als Betriebsausgabe ansetzen. Haben Sie das Fahrzeug Ihrem Betriebsvermögen zugeordnet, müssen Sie die Nutzung für Privatfahrten als Entnahme und damit wie eine Betriebseinnahme ansetzen.

Kosten für berufliche und private Fahrten müssen Sie auch trennen, wenn Sie von Ihrem Arbeitgeber ein Kraftfahrzeug gestellt bekommen und es für private Fahrten nutzen dürfen. Die auf Ihre Privatnutzung entfallenden Kosten gelten als Arbeitslohn, den Sie versteuern müssen.

Voraussetzungen

Das Fahrtenbuch müssen Sie

  • zeitnah,
  • fortlaufend und
  • in einer Buch-Form führen.

Achtung: Nachträgliche Einfügungen oder Veränderungen müssen ausgeschlossen oder deutlich als solche erkennbar sein. Lose geführte Aufzeichnungen erfüllen nicht die Voraussetzungen eines Fahrtenbuches.

Folgende Angaben sind erforderlich:

  • für betriebliche oder berufliche Fahrten:
    • Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen Fahrt
    • Reiseziel, bei Umwegen auch die Reiseroute
    • Reisezweck
    • Namen der aufgesuchten Geschäftspartner
  • für Privatfahrten:
    • es genügt, wenn Sie jeweils die Kilometerangaben eintragen.
  • für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte oder Arbeitsstätte:
    • jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch reicht aus

Hinweis: Sie können auch ein elektronisches Fahrtenbuch führen. Voraussetzung ist, dass Sie

  • dieselben Angaben wie bei einem manuell geführten Fahrtenbuch erfassen und
  • es regelmäßig führen.

Elektronische Fahrtenbücher können Sie von verschiedenen Herstellern erwerben. Bei elektronischen Aufzeichnungen müssen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben bereits durch das Programm technisch ausgeschlossen sein, zumindest aber dokumentiert und offen gelegt werden. Tabellenkalkulationsprogramme erfüllen diese Voraussetzungen nicht.

Verfahrensablauf

Wenn das Finanzamt Ihre Steuererklärung bearbeitet, prüft es auch Ihr Fahrtenbuch. Ein Antrag ist nicht erforderlich.

Sie führen das Fahrtenbuch freiwillig.

Unterlagen

Nachweise aller Kosten für das Fahrzeug.

Bei Bedarf fordert das Finanzamt diese und das Fahrtenbuch bei Ihnen an.

Kosten

Je nach benutztem Produkt. Erkundigen Sie sich im Schreibwaren- beziehungsweise Softwarefachhandel.

Beim Finanzamt fallen keine Kosten an.

Sonstiges

Erfüllt Ihr Fahrtenbuch die Voraussetzungen nicht oder ist es unvollständig, erkennt das Finanzamt es nicht an. Dann bewertet es die Nutzung des Kraftfahrzeugs für Privatfahrten, für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebs- beziehungsweise Arbeitsstätte sowie für Familienheimfahrten nach Pauschsätzen.

Nutzen Sie das Fahrzeug betrieblich, erfolgt die Berechnung nach Pauschsätzen nur, wenn Sie Ihr Fahrzeug zu mehr als 50 Prozent für betriebliche Fahrten nutzen. Sonst schätzt das Finanzamt den Anteil der Privatfahrten.

Zuständigkeit

das Finanzamt, in dessen Bezirk Sie wohnen

Freigabevermerk

Dieser Text entstand in enger Zusammenarbeit mit den fachlich zuständigen Stellen. Das Finanzministerium, vertreten durch die Oberfinanzdirektion Karlsruhe, hat dessen ausführliche Fassung am 12.04.2021 freigegeben.

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